Allgemeine Geschäftsbedingungen

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der trafficdesign GmbH, Hohenstaufenring 29–37, 50674 Köln (nachfolgend „Anbieter") und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde") über die Nutzung des SaaS-Tools „360-Feedback.io" (nachfolgend „Software").

1.2 Die Software ist eine webbasierte Anwendung zur Durchführung und Auswertung von 360-Grad-Feedback-Prozessen.

1.3 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

2.1 Der Anbieter stellt dem Kunden die Software für die Dauer des Vertrages über das Internet zur Verfügung. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung.

2.2 Serverstandort: Die Verarbeitung der Daten und der Betrieb der Software erfolgen auf Infrastrukturen von Amazon Web Services (AWS) ausschließlich in der Region Frankfurt am Main (Deutschland).

2.3 Verfügbarkeit: Der Anbieter bemüht sich um eine bestmögliche Verfügbarkeit der Software. Eine garantierte Mindestverfügbarkeit (SLA) im Jahresmittel ist nicht Gegenstand dieses Vertrages, sofern nicht individuell schriftlich vereinbart. Wartungsfenster werden nach Möglichkeit in nutzungsarmen Zeiten durchgeführt.

3.1 Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden und die Buchung eines entsprechenden Pakets zustande.

3.2 Abrechnungseinheit (Seats): Die Abrechnung erfolgt auf Basis der gebuchten „Seats". Ein Seat berechtigt zur Durchführung von Feedback-Prozessen für jeweils eine eindeutig identifizierte natürliche Person innerhalb eines Vertragsjahres. Ein Seat gilt als verbraucht, sobald ein Feedback-Prozess für die betreffende Person initiiert wurde. Innerhalb des gebuchten Zeitraums können für diese Empfänger unbegrenzt viele Feedback-Zyklen durchgeführt werden.

3.3 Seat-Zuordnung und Austausch: Ein Austausch der einem Seat zugeordneten Person ist innerhalb eines Vertragsjahres nur zulässig, wenn der ursprüngliche Feedback-Empfänger dauerhaft aus dem Unternehmen ausscheidet (Mitarbeiterfluktuation). Eine Mehrfachnutzung eines Seats durch verschiedene Personen nacheinander („Seat-Sharing") ist ausgeschlossen.

3.4 Erhöhung des Kontingents (Upgrade): Der Kunde kann die Anzahl der Seats während der Vertragslaufzeit jederzeit erhöhen. Die zusätzliche Vergütung wird ab dem Zeitpunkt der Bereitstellung anteilig (pro rata temporis) für die verbleibende Restlaufzeit berechnet und sofort in Rechnung gestellt. Ab dem nächsten Abrechnungszyklus gilt der reguläre Preis auf Basis der neuen Seat-Anzahl.

3.5 Reduzierung des Kontingents (Downgrade): Eine Reduzierung der Seat-Anzahl ist jeweils zum Ende einer Vertragslaufzeit möglich. Im Falle einer Reduzierung werden die Daten der wegfallenden Feedback-Empfänger im System archiviert. Der Zugriff auf diese historischen Daten sowie deren Einbeziehung in aktuelle Berichte oder Vergleiche ist erst nach erneuter Buchung eines entsprechenden Seats wieder möglich.

3.6 Archivierung: Feedback-Empfänger können vom Kunden archiviert werden. Archivierte Feedback-Empfänger belegen keinen Seat, ihre Daten bleiben jedoch im System erhalten. Der Zugriff auf archivierte Daten sowie deren Einbeziehung in Berichte oder Vergleiche ist gesperrt, bis der Feedback-Empfänger durch erneute Buchung eines Seats reaktiviert wird.

3.7 Automatische Anpassung bei HR-Synchronisation: Nutzt der Kunde eine integrierte HR-Software-Anbindung (z. B. Personio), wird die Seat-Anzahl automatisch an die Anzahl der aktiven Mitarbeiter in der angebundenen HR-Software angepasst. Erhöhungen werden sofort wirksam und anteilig berechnet (vgl. 3.4). Reduzierungen werden zum Ende der Vertragslaufzeit vorgemerkt (vgl. 3.5). Ohne HR-Synchronisation ist der Kunde selbst für die manuelle Anpassung des Kontingents verantwortlich.

3.8 Reviewer-Kontingent: Pro gebuchtem Paket ist eine bestimmte Anzahl an Reviewer-Zugängen (einloggbare Nutzer, z. B. Führungskräfte oder HR-Verantwortliche) enthalten. Das Kontingent wird bei Vertragsschluss individuell festgelegt. Darüber hinausgehende Reviewer-Zugänge können auf Anfrage individuell vereinbart werden.

3.9 Die Vertragslaufzeit und die Abrechnungszyklen werden bei Vertragsschluss individuell festgelegt.

4.1 Es gelten die zum Zeitpunkt der Buchung angegebenen Preise zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

4.2 Die Zahlung erfolgt über die im Tool integrierten Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe). Der Kunde ist für die Deckung der hinterlegten Zahlungsmittel verantwortlich.

5.1 Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die rechtliche Zulässigkeit der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen in seinem Unternehmen. Dies umfasst insbesondere:

• Die Einholung notwendiger Zustimmungen durch den Betriebsrat oder andere Arbeitnehmervertretungen.
• Die Einhaltung arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Informationspflichten gegenüber den Mitarbeitern.

5.2 Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter (insbesondere von Mitarbeitern oder Aufsichtsbehörden) frei, die aus einer Verletzung dieser Prüfpflichten resultieren.

6.1 Die Software bietet technische Optionen zur Wahrung der Vertraulichkeit von Feedbackgebern gegenüber den Feedbackempfängern. Der Kunde ist für die korrekte Konfiguration dieser Einstellungen verantwortlich.

6.2 Dem Kunden ist bekannt, dass systemadministrative Rollen auf Kundenseite (z. B. HR-Administratoren) sowie Administratoren des Anbieters technisch die Möglichkeit haben können, die Identität von Feedbackgebern einzusehen. Eine „absolute Anonymität" gegenüber dem System besteht nicht; die Verarbeitung erfolgt pseudonymisiert.

6.3 Der Kunde verpflichtet sich, die Software nicht dazu zu nutzen, die Anonymität von Feedbackgebern durch unzulässige Korrelationen oder Manipulationen böswillig aufzuheben.

7.1 Die Software nutzt KI-Modelle (z. B. via AWS Bedrock), um Feedback-Texte zu analysieren und zusammenzufassen.

7.2 Kein Training: Der Anbieter garantiert, dass die vom Kunden übermittelten Daten nicht zum Training der allgemeinen KI-Modelle der Unterauftragnehmer verwendet werden. Die Daten werden ausschließlich für den Kontext des jeweiligen Kundenprojekts verarbeitet.

7.3 Haftungsausschluss für KI-Ergebnisse: KI-generierte Inhalte sind computergenerierte Wahrscheinlichkeiten und können inhaltliche Fehler enthalten („Halluzinationen"). Sie dienen lediglich als Orientierungshilfe.

7.4 Human-in-the-Loop: Der Kunde ist verpflichtet, KI-generierte Auswertungen vor einer Verwendung für Personalentscheidungen durch eine qualifizierte natürliche Person auf Richtigkeit und Plausibilität zu prüfen.

8.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

8.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

8.3 Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die durch eine fehlerhafte Konfiguration der Software durch den Kunden entstehen.

9.1 Mit Wirksamkeit der Kündigung erlischt das Nutzungsrecht an der Software.

9.2 Reaktivierungsfrist: Um dem Kunden eine Wiederaufnahme des Betriebs zu ermöglichen, hält der Anbieter die Daten des Accounts nach Vertragsende für einen Zeitraum von 90 Tagen vor. In dieser Zeit besteht kein aktiver Zugriff des Kunden auf die Software.

9.3 Nach Ablauf der 90-Tage-Frist werden alle personenbezogenen Daten des Kunden-Accounts unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Backups werden spätestens nach weiteren 30 Tagen im Rahmen der rollierenden Löschung vernichtet.

10.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

10.2 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist der Sitz des Anbieters (Köln).

10.3 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.